Secrétaire et agent.e d'accueil/formalités administratives/état-civil adjoint administratif territorial ; adjoint administratif principal 2e classe à temps complet

Missions :

Sous la direction de la responsable du service, vous assurerez notamment les missions d’agent d’accueil-état-civil et formalités administratives ainsi que des fonctions de secrétariat.

Accueil – formalités administratives – état-civil : 

  • Accueil physique et téléphonique du public ; orientation du public ; recevoir, filtrer et transmettre les messages aux différents interlocuteurs. Permanence le jeudi jusqu’à 19h00 par roulement.
  • Préparation et remise de documents aux administrés : recensement militaire, débit de boissons, billetterie spectacles, …
  • Actes d’état-civil : gestion des actes et enregistrement des formalités liées (naissance, mariage, décès), établissement des actes d’état-civil, dossiers de mariage, tenue des registres d’état-civil, préparation et enregistrement des dossiers de PACS, changements de noms et de prénoms, …
  • Renseignements sur les procédures d’inhumation, attribution de concessions, connaissance des documents liés au cimetière (plan, registre de concession, suivi dans le logiciel métier)
  • Salles municipales : transmettre les demandes au service concerné, remise des clés des salles de réunions, …

Secrétariat : 

  • Assurer l’enregistrement des courriers arrivée et départ
  • Saisie, mise en forme et envoi de courriers et documents divers pour les élus et les services de la collectivité, …
  • Préparation et envoi des dossiers des instances (commissions, conseil municipal, …) ; assurer les opérations de visa électronique et le suivi de la gestion des publications et des registres (délibérations, arrêtés)
  • Gestion et actualisation des bases de données
  • Suivi et préparation des goûters des Seniors en collaboration avec le service « actions sociales »
  • Référent.e de la gestion des archives : informer les services des obligations d’archivage, assurer le suivi et l’enregistrement des archives, référent.e auprès du service mutualisé de Nantes Métropole
  • tous les 5 ans, assurer le suivi des opérations de recensement de la population en lien avec l’INSEE

Profil :

Formation en secrétariat et accueil du public.

Connaissances des procédures d’état-civil et des formalités administratives. Connaissances des missions des collectivités locales.

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (traitement de texte, messagerie, tableur, base de données) ; logiciel métier état-civil et cimetière (JVS Millesime).

Rigueur, organisation, discrétion et polyvalence.

Sens du travail en équipe.

Expérience dans un poste similaire souhaitée.

Conditions :

Temps complet. Organisation du travail possible sur 35h00 sans RTT ou 36h00 avec 6 RTT par an.

Rémunération :

Statutaire ; NBI, régime indemnitaire, prime annuelle. Participation employeur au contrat de prévoyance collective. Prestations du COS44.

Poste à pourvoir :

19/09/2022.

Renseignements :

  • 02 40 65 61 00 Valérie GAUTRON, responsable du service accueil-état-civil/secrétariat valerie.gautron@saintjeandeboiseau.fr
  • ou Marie-Laure DURAND, responsable RH, marielaure.durand@saintjeandeboiseau.fr

Candidatures :

Adresser lettre de motivation et CV pour le 2 septembre 2022 :

par le formulaire ci-dessous ou par mail à rh@saintjeandeboiseau.fr
par courrier à Monsieur Le Maire – Avenue du 11 Novembre – 44640 Saint-Jean-de-Boiseau

Il est inutile d’envoyer un courrier si vous transmettez votre candidature par mail.

 

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