Missions :
Domaine Accueil – formalités administratives et état-civil :
- Accueillir et conseiller le public, l’orienter vers les différents services ; exercer un rôle de médiation
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et appels téléphoniques, prendre les messages et les transmettre
- Délivrer des documents administratifs (affaires militaires et recensement, débit de boissons, billetterie spectacles)
- Gérer l’affichage de l’accueil et l’installation des dépliants mis à disposition du public
- Assurer le suivi des réservations des salles communales (vérification de la disponibilité, remise des clés pour les salles associatives)
- Assurer la rédaction des actes d’état-civil et l’enregistrement des formalités liées (naissance, mariage, décès) ; Réceptionner les déclarations et établir les actes d’état-civil
- Etablir les dossiers de mariage, PACS, parrainage civil
- Assurer la tenue administrative des registres d’état civil
- Renseigner le public sur les procédures d’inhumations, connaître les documents liés au cimetière (plan, registre de concession)
Domaine du secrétariat :
- Assurer l’enregistrement du courrier départ et arrivée
- Selon les besoins, aide au secrétariat pour préparer les dossiers pour les instances (conseil municipal, caisse des écoles, CCAS, jurés d’assises….), réaliser les opérations de visa électronique à la préfecture (procédure ACTES), rédiger des documents
Profil :
Expérience souhaitée en service accueil/état-civil de collectivité.
Connaissance de la réglementation en état-civil et des formalités administratives.
Connaissance de l’environnement territorial.
Techniques de secrétariat ; maitrise de l’outil informatique logiciels bureautique (traitement de texte, agenda, mail) et logiciel métiers (état-civil).
Techniques d’accueil du public et médiation.
Sens du service public, capacité d’organisation et rigueur, sens du travail en équipe.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Conditions d’emploi et rémunération :
Poste permanent de la fonction publique territoriale ouvert aux fonctionnaires titulaires du grade d’adjoint administratif ou adjoint administratif principal 2e classe. Le grade d’adjoint administratif est accessible sans concours (les personnes non fonctionnaires peuvent postuler).
Temps complet ; organisation du travail sur 36h00 avec 6 RTT ; permanence jusqu’à 19h00 le jeudi (1 sur 3).
Rémunération statutaire – NBI Accueil du public – Régime indemnitaire – Prime annuelle.
Participation employeur à la prévoyance ; prestations du COS44
Poste à pourvoir :
1er avril 2024.
Renseignements :
Valérie GAUTRON, responsable du service accueil/état-civil/élections, valerie.gautron@saintjeandeboiseau.fr
ou Marie-Laure DURAND, responsable RH, marielaure.durand@saintjeandeboiseau.fr
Adresser lettre de motivation et CV le 30 novembre 2023 au plus tard :
en utilisant le formulaire ci-dessous
par courriel à marielaure.durand@saintjeandeboiseau.fr
ou par courrier à Monsieur Le Maire – Hôtel de Ville – Avenue du 11 Novembre – 44640 Saint-Jean-de-Boiseau
Entretiens prévus les 13 ou 14 décembre 2023.